Jag ville så gärna vara den kreativa personen med spektakulära idéer som genererar ett samstämmigt ”wow” från alla i rummet, ryggdunkningar och i slutändan ett branschpris. Det var jag inte. Istället insåg jag till sist att jag är den som är bra på att förbättra, effektivisera, hitta såväl stavfel som hål, prioritera om och välja en annan väg innan återvändsgränden är ett faktum.

Jag hittar lösningar när tiden är knapp, budgeten är begränsad eller förutsättningarna är svåra, kanske rentav omöjliga. Det tog mig orimligt lång tid att förstå att det också är en form av kreativitet. 

Med det sagt har det absolut kommit en och annan skruvad idé under åren. Turning Torso och Globen i en Brilliant Ballet på is, någon? Eller en version av ”Let it go” men med en text om att äta vegetariskt.

Att hitta sin USP

Det viktiga är att lära känna sig själv, förstå var man gör störst skillnad och våga låta andra vara i fokus när deras styrkor behövs bättre än ens egna. Det är lättare sagt än gjort när man är ung, ny i branschen men ändå känner att man borde kunna allt. Helst igår.

För mig har kreativitet blivit mindre av en tävling i vem som kan tänka mest nyskapande – och mer en förmåga att se möjligheter, hitta lösningar och ta sig framåt. 

Det är nog en ganska bra beskrivning av hur jag gillar att jobba överlag. 

Missförstå mig rätt här. Jag är den första att applådera en fantastisk idé, en gästföreläsare som passar in perfekt i temat, en snygg presentationsmall och en röd tråd som håller prick hela vägen. Men arrangemanget kommer bli minnesvärt på helt fel sätt om logistiken fallerar.

Jag tror det är därför logistik har vuxit till ett av mina favoritord och rentav en hjärtefråga i jobbsammanhang. När logistiken sitter är det som en välkoordinerad dans, där deltagaren kan fokusera på att just känna och uppleva det du vill att eventet ska förmedla.

Vad behöver du egentligen tänka på?

Underskatta aldrig att gå igenom precis hela händelseförloppet i ditt huvud, steg för steg, och gör en tydlig, detaljerad och realistisk tidsplan och planering.

Börja med ankomsten: ska deltagarna registreras eller checkas in? Lämna bagage och ytterkläder? Hur många beräknas anlända samtidigt, och har ni mannat upp för det?

Tänk sedan igenom själva vistelsen på plats, sådant som: var finns toaletterna, hur säkerställer vi att det inte blir enorma köer vid maten? Kan kaffe och dryck stå separat, och hittar de med specialkost rätt utan att behöva fråga? Behöver vi sätta upp skyltar, eller har vi personal som är vägvisare på plats? Hur är tillgängligheten? Kanske finns det en app som ska laddas ner eller en webbsida deltagarna behöver ha tillgång till – något du kan märka ut i förväg.

Det är i alla de här detaljerna (och många fler) som logistiken lever. Ju mer som är på plats i förväg, desto lättare blir det för såväl arrangör som deltagare. Målet? Att ingen ens ska reflektera över hur bra allt flyter. I det bästa av arrangemang behöver ingen (eller väldigt få) ens fråga vart de ska eller när de ska dit.

Lämna plats för det oväntade

Oavsett hur väl du planerar kommer något oväntat att hända. Det gör det alltid. Men om resten är väl planerat, slipper du få magsår av allt som ändå måste lösas på plats. Det är skillnaden mellan att hantera en avvikelse och att brandsläcka ett helt event.

Det finns en sak jag lärt mig att aldrig acceptera: meningen ”det löser sig”. Varken från mig själv eller från någon annan i ett projekt. Ibland behöver en utmaning läggas åt sidan en stund för att hitta bästa vägen framåt, men för mig är det viktigt att alltid veta vem som i slutändan är ansvarig för att lösa problemet. Kanske är det jag, kanske är det någon helt annan, men ett tydligt ägarskap och tydliga ansvarsområden leder ofta till mindre huvudvärk för alla parter.

Det hänger på logistiken

Så, nästa gång du planerar ett event, glöm inte att ge logistiken den uppmärksamhet och kärlek den faktiskt förtjänar. Kompromissa inte med detaljplanering, flöde och tydlighet, så att ditt arrangemang blir ihågkommet av precis rätt anledning.