Servicekänslan som inte hjälper i en förhandling

Att vara lösningsorienterad, tillmötesgående och serviceinriktad är fantastiska egenskaper i många sammanhang. I en förhandling kan det däremot ställa till det en aning. Jag har tidigare suttit på andra sidan bordet och förklarat varför ett projekt kräver de timmar det kräver. Varför planering, koordinering och projektledning inte är tid som kan trollas bort utan konsekvenser för resultatet. Jag har aldrig haft svårt att stå upp för en budget jag ansvarar för.

Men när det handlar om mitt eget företag, min egen tid och mitt eget pris? Då blir det plötsligt lite svårare. För när min instinkt säger att jag ska hitta en lösning, möta motparten halvvägs och se till att alla blir nöjda, behöver mitt företagarjag ibland påminna mig om att en bra lösning även måste vara bra för mig. 

Jag ser mig inte som en dålig säljare, men jag har definitivt en del kvar att lära när det gäller förhandling. Tur att jag har kloka vänner att rådfråga, och, well, AI som stöttar när jag sitter ensam och börjar tvivla på mig själv. Mest av allt är det tur att frasen ”jag återkommer” finns. Den är ovärderlig när jag helst vill pruta på mig själv och skrika ja innan motparten ens hunnit svara. 

Tre saker jag försöker påminna mig själv om

1. Förhandla inte mot dig själv i förväg.
Sätt ett pris som motsvarar värdet av det du erbjuder, men lämna gärna utrymme för förhandling i din prissättning. Du ska dock inte sänka ditt arvode innan någon ens har bett dig.

2. Du måste inte svara direkt.
Andas. Tänk efter. Be om att få återkomma. En paus är inte ett misslyckande i en förhandling – den ger dig tid att skilja på vad du faktiskt kan erbjuda och vad du bara vill säga ja till för att vara till lags.

3. Se över prissättningen utifrån uppdraget.
Alla uppdrag ser olika ut och kräver olika mycket tid, ansvar och engagemang. Se till att priset speglar det arbete som faktiskt behövs för att nå ett bra resultat. Var tydlig med vad som ingår och om du kan erbjuda till exempel en volymtrappa där timtaxan sänks i takt med att uppdragets timmar ökar.

Erfarenheten kommer med tiden

Jag är fortfarande i början av min resa som företagare och har mycket att lära. Att hitta balansen mellan min samarbetsvillighet och mitt företagarjag är definitivt en del av den resan.

Jag vill fortsätta vara lyhörd, flexibel och mån om att mina kunder ska känna sig väl omhändertagna… Men jag övar också på att komma ihåg att god service inte betyder att alltid säga ja. Att vara tillmötesgående ska inte heller vara likställt med att kompromissa med mitt eget värde.

För hur tävlar du mot en blixtsnabb maskin som kan generera relevant innehåll på sekunder? Hur motiverar du att din kompetens och expertis behövs, när alla plötsligt kan göra ditt jobb? Innebar min framtid att mata in data och prompts, och bevaka hur en AI gjorde precis det jag tyckte var roligt, inspirerande och utmanande?

Människor behövs

Ett år efter alla de här tankarna började snurra runt i mitt huvud började jag själv navigera i den här nya världen och nosa på ett arbetsliv med spelregler och verktyg jag inte längre behärskade. Någonstans där vågade jag landa i att jag behövs. Min kompetens behövs. Framför allt – människor behövs.

AI är ett fantastiskt hjälpmedel, ett bra bollplank och ibland en riktig lifesaver – blotta tanken på hur lång tid det annars hade tagit mig att göra över 70 fakturor i mitt nuvarande uppdrag räcker för att övertyga mig om det. Men i en tid där alla kan skapa innehåll tillika AI-affischer som ser precis likadana ut infinner sig en allt större mättnadskänsla och en längtan efter det mer genuina och mänskliga. Plötsligt är det (nästan) upplyftande med stavfel och imperfektion.

Det är viktigare än någonsin att hitta och hålla hårt i just din och ditt varumärkes röst. Vara än mer konsekvent med den grafiska profilen, guidelines och budskapen vare sig du använder dig av AI-verktyg eller ej. Annars syns du inte i bruset. 

Att förändras

Men, visst är det svårt när knoppar brister och när världen förändras drastiskt. Det är utmanande och överväldigande att vara en del av en revolutionerande utvecklingsboom. Visst finns det en risk för att vi måste öka tempot ännu mer när AI kan göra oss än mer effektiva. Och kanske är det lite galet att satsa tid, energi och pengar på eget företag inom marknadsföring och kommunikation i en tid där alla kan agera kreatörer och marknadsförare.

Men vi får samtidigt inte glömma att det är upp till var och en hur vi väljer att använda oss av verktyget. Vi kan hoppa på förändringståget utan att för den sakens skull sluta med att skriva, tänka och lösa problem på egen hand. Våra erfarenheter och vårt omdöme kan inte ersättas av en AI. Vi kan fortsätta utvecklas, effektivisera och lära om – samtidigt som vi kommer ihåg värdet av det vi redan kan.

Jag ville så gärna vara den kreativa personen med spektakulära idéer som genererar ett samstämmigt ”wow” från alla i rummet, ryggdunkningar och i slutändan ett branschpris. Det var jag inte. Istället insåg jag till sist att jag är den som är bra på att förbättra, effektivisera, hitta såväl stavfel som hål, prioritera om och välja en annan väg innan återvändsgränden är ett faktum.

Jag hittar lösningar när tiden är knapp, budgeten är begränsad eller förutsättningarna är svåra, kanske rentav omöjliga. Det tog mig orimligt lång tid att förstå att det också är en form av kreativitet. 

Med det sagt har det absolut kommit en och annan skruvad idé under åren. Turning Torso och Globen i en Brilliant Ballet på is, någon? Eller en version av ”Let it go” men med en text om att äta vegetariskt.

Att hitta sin USP

Det viktiga är att lära känna sig själv, förstå var man gör störst skillnad och våga låta andra vara i fokus när deras styrkor behövs bättre än ens egna. Det är lättare sagt än gjort när man är ung, ny i branschen men ändå känner att man borde kunna allt. Helst igår.

För mig har kreativitet blivit mindre av en tävling i vem som kan tänka mest nyskapande – och mer en förmåga att se möjligheter, hitta lösningar och ta sig framåt. 

Det är nog en ganska bra beskrivning av hur jag gillar att jobba överlag. 

Missförstå mig rätt här. Jag är den första att applådera en fantastisk idé, en gästföreläsare som passar in perfekt i temat, en snygg presentationsmall och en röd tråd som håller prick hela vägen. Men arrangemanget kommer bli minnesvärt på helt fel sätt om logistiken fallerar.

Jag tror det är därför logistik har vuxit till ett av mina favoritord och rentav en hjärtefråga i jobbsammanhang. När logistiken sitter är det som en välkoordinerad dans, där deltagaren kan fokusera på att just känna och uppleva det du vill att eventet ska förmedla.

Vad behöver du egentligen tänka på?

Underskatta aldrig att gå igenom precis hela händelseförloppet i ditt huvud, steg för steg, och gör en tydlig, detaljerad och realistisk tidsplan och planering.

Börja med ankomsten: ska deltagarna registreras eller checkas in? Lämna bagage och ytterkläder? Hur många beräknas anlända samtidigt, och har ni mannat upp för det?

Tänk sedan igenom själva vistelsen på plats, sådant som: var finns toaletterna, hur säkerställer vi att det inte blir enorma köer vid maten? Kan kaffe och dryck stå separat, och hittar de med specialkost rätt utan att behöva fråga? Behöver vi sätta upp skyltar, eller har vi personal som är vägvisare på plats? Hur är tillgängligheten? Kanske finns det en app som ska laddas ner eller en webbsida deltagarna behöver ha tillgång till – något du kan märka ut i förväg.

Det är i alla de här detaljerna (och många fler) som logistiken lever. Ju mer som är på plats i förväg, desto lättare blir det för såväl arrangör som deltagare. Målet? Att ingen ens ska reflektera över hur bra allt flyter. I det bästa av arrangemang behöver ingen (eller väldigt få) ens fråga vart de ska eller när de ska dit.

Lämna plats för det oväntade

Oavsett hur väl du planerar kommer något oväntat att hända. Det gör det alltid. Men om resten är väl planerat, slipper du få magsår av allt som ändå måste lösas på plats. Det är skillnaden mellan att hantera en avvikelse och att brandsläcka ett helt event.

Det finns en sak jag lärt mig att aldrig acceptera: meningen ”det löser sig”. Varken från mig själv eller från någon annan i ett projekt. Ibland behöver en utmaning läggas åt sidan en stund för att hitta bästa vägen framåt, men för mig är det viktigt att alltid veta vem som i slutändan är ansvarig för att lösa problemet. Kanske är det jag, kanske är det någon helt annan, men ett tydligt ägarskap och tydliga ansvarsområden leder ofta till mindre huvudvärk för alla parter.

Det hänger på logistiken

Så, nästa gång du planerar ett event, glöm inte att ge logistiken den uppmärksamhet och kärlek den faktiskt förtjänar. Kompromissa inte med detaljplanering, flöde och tydlighet, så att ditt arrangemang blir ihågkommet av precis rätt anledning.